Firmowy wniosek o ogłoszenie upadłości przez KRZ składa się elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych: trzeba mieć konto, wybrać właściwy wniosek dłużnika-przedsiębiorcy, uzupełnić dane firmy i reprezentacji, wskazać sąd, opisać podstawy niewypłacalności, dodać załączniki, dołączyć dowód opłaty i zaliczki, podpisać pismo oraz wysłać je w systemie. Jeżeli punktem odniesienia jest ogłoszenie bankructwa firmy, najważniejsze jest jednak rozróżnienie dwóch etapów: złożenie wniosku uruchamia sprawę w sądzie, ale samo w sobie nie oznacza jeszcze ogłoszenia upadłości.
Skutki upadłości firmy pojawiają się dopiero wtedy, gdy sąd wyda postanowienie o ogłoszeniu upadłości. Do tego momentu sąd może badać braki formalne, właściwość, opłaty, reprezentację, załączniki i same przesłanki upadłości. Może też wezwać do uzupełnienia dokumentów, zabezpieczyć majątek, ustanowić tymczasowego nadzorcę sądowego, zwrócić wniosek, oddalić go albo dopiero po analizie ogłosić upadłość.
Dlatego KRZ warto traktować jako końcowy etap przygotowania wniosku, a nie miejsce, w którym dopiero odtwarza się sytuację firmy. Jeżeli lista wierzycieli jest pisana z pamięci, bilans jest nieaktualny, a osoba wysyłająca pismo nie ma jasnego umocowania, problem nie znika dlatego, że formularz został wysłany elektronicznie.
Najkrócej: jak złożyć wniosek przez KRZ
Proces techniczny jest dość prosty, ale każdy etap wymaga sprawdzenia. W praktyce przed wysłaniem firmowego wniosku trzeba przejść przez następującą ścieżkę:
| Etap | Co zrobić | Co sprawdzić przed przejściem dalej |
|---|---|---|
| Decyzja | Ustal, czy firma jest niewypłacalna i czy trzeba składać wniosek. | Czy są daty, kwoty, wymagalne zobowiązania i realny obraz majątku. |
| Osoba składająca | Ustal, kto działa za dłużnika. | Czy wynika to z CEIDG, KRS, umowy spółki, uchwały albo pełnomocnictwa. |
| Konto | Wejdź do Portalu Rejestrów Sądowych i korzystaj z konta użytkownika KRZ. | Czy osoba wysyłająca pismo może je podpisać i odbierać korespondencję. |
| Formularz | Wybierz wniosek dłużnika o ogłoszenie upadłości przedsiębiorcy. | Czy nie wybrano formularza konsumenckiego, pisma wierzyciela albo innego trybu. |
| Dane | Uzupełnij dane dłużnika, reprezentacji, sądu, żądania i uzasadnienia. | Czy dane są zgodne z rejestrami, dokumentami księgowymi i załącznikami. |
| Załączniki | Dodaj dokumenty pokazujące majątek, wierzycieli, bilans, zabezpieczenia i postępowania. | Czy pliki są czytelne, kompletne i odpowiadają konkretnym rubrykom formularza. |
| Opłata i zaliczka | Dołącz dowód opłaty sądowej i dowód zaliczki na wydatki postępowania. | Czy kwoty i rachunek zostały sprawdzone aktualnie przed wysyłką. |
| Podpis i wysyłka | Podpisz pismo elektronicznie i wyślij je w KRZ. | Czy system pokazuje wysłanie pisma, a nie tylko zapisany projekt. |
| Monitoring | Kontroluj korespondencję i status sprawy w KRZ. | Czy nie pojawiło się wezwanie do uzupełnienia braków albo inne zarządzenie sądu. |
Najważniejszy praktyczny wniosek: potwierdzenie wysłania wniosku nie jest postanowieniem o ogłoszeniu upadłości. To dopiero przekazanie sprawy do sądu upadłościowego.
Zanim wejdziesz do KRZ
Przed logowaniem trzeba odpowiedzieć na trzy pytania. Po pierwsze: czy firma jest niewypłacalna albo czy przesłanki niewypłacalności są na tyle widoczne, że wniosek powinien być przygotowany bez zwłoki. Po drugie: kto ma obowiązek albo uprawnienie do złożenia wniosku. Po trzecie: czy osoba działająca w systemie ma prawidłową reprezentację lub pełnomocnictwo.
Jeżeli problemem jest samo ustalenie, kiedy firma jest niewypłacalna, nie warto zaczynać od formularza. Najpierw trzeba sprawdzić wymagalne zobowiązania, opóźnienia, dostępne środki, zaległości wobec ZUS, urzędu skarbowego, pracowników, leasingodawców, banków i dostawców. Formularz KRZ nie zastąpi tej analizy.
Drugie pytanie dotyczy osoby składającej wniosek. W JDG zwykle będzie to przedsiębiorca. W spółce trzeba sprawdzić zarząd, wspólników prowadzących sprawy, komplementariuszy, likwidatorów albo inne osoby wynikające z dokumentów ustrojowych. Jeżeli nie jest jasne, kto musi złożyć wniosek o upadłość firmy, trzeba to wyjaśnić przed wysyłką, bo niejasna reprezentacja może zatrzymać sprawę już na początku.
Jeżeli firma jest jeszcze przed formalną decyzją i nie ma uporządkowanych liczb, najpierw trzeba przejść przez etap, który pokazuje, co zrobić, zanim firma ogłosi bankructwo. KRZ powinien być narzędziem złożenia gotowego wniosku, a nie pierwszym miejscem diagnozy zadłużenia.
Przed wejściem do KRZ przygotuj roboczy pakiet:
- aktualny odpis albo dane z KRS lub CEIDG,
- dokumenty reprezentacji, uchwały albo pełnomocnictwo, jeżeli są potrzebne,
- listę wierzycieli z adresami, kwotami i terminami płatności,
- wykaz majątku z szacunkową wyceną i informacją o zabezpieczeniach,
- bilans przygotowany na dzień przypadający w okresie 30 dni przed złożeniem wniosku,
- informacje o postępowaniach sądowych, egzekucjach, zabezpieczeniach i należnościach firmy,
- opis okoliczności niewypłacalności oparty na datach, dokumentach i kwotach.
Czerwona flaga: ktoś otwiera formularz i próbuje wpisać "główne długi" z pamięci. Wniosek firmowy ma pokazać pełny obraz przedsiębiorstwa, a nie tylko najgłośniejszych wierzycieli i przybliżoną kwotę zadłużenia.
Konto, formularz i reprezentacja
Do KRZ wchodzi się przez Portal Rejestrów Sądowych. Potrzebne jest konto użytkownika oraz możliwość podpisania pisma elektronicznie. W praktyce trzeba też pilnować skrzynki i powiadomień, bo po wysłaniu wniosku system staje się kanałem korespondencji z sądem.
Nie należy wybierać formularza na skróty. Firmowy wniosek dłużnika to nie wniosek o upadłość konsumencką i nie pismo wierzyciela. Jeżeli w tle jest jednoosobowa działalność gospodarcza, trzeba uważać na status przedsiębiorcy: aktywna działalność, zawieszenie i wykreślenie z CEIDG mogą prowadzić do innych pytań formalnych niż sprawa osoby nieprowadzącej działalności.
Przy spółkach i innych jednostkach organizacyjnych ważne są zasady reprezentacji. Jeżeli KRS przewiduje reprezentację łączną, nie można założyć, że jednoosobowy podpis zawsze wystarczy. Jeżeli pismo składa pełnomocnik, trzeba dołączyć pełnomocnictwo i wykazać umocowanie osoby, która go udzieliła.
Przed rozpoczęciem formularza sprawdź:
- Czy składasz wniosek jako dłużnik, a nie jako wierzyciel.
- Czy formularz dotyczy przedsiębiorcy, a nie konsumenta.
- Czy dane firmy zgadzają się z KRS albo CEIDG.
- Czy osoba podpisująca pismo ma prawo działać samodzielnie albo z drugą osobą.
- Czy pełnomocnictwo, jeżeli występuje, obejmuje złożenie wniosku i jest prawidłowo udokumentowane.
Praktyczny wniosek: techniczny dostęp do konta w KRZ nie jest tym samym co prawo skutecznego złożenia wniosku za firmę. Najpierw reprezentacja, potem formularz.
Co wpisać i co dołączyć
Formularz powinien jasno pokazywać, czego żąda dłużnik i dlaczego uważa, że są podstawy do ogłoszenia upadłości. Żądanie ma być jednoznaczne: chodzi o ogłoszenie upadłości. Uzasadnienie powinno wyjaśniać, kiedy i dlaczego firma utraciła zdolność wykonywania wymagalnych zobowiązań pieniężnych, ale nie powinno zastępować danych liczbowych.
W części opisowej trzeba unikać ogólnych zdań typu "firma ma trudną sytuację" albo "kontrahenci nie zapłacili". Jeżeli problemem jest brak płynności, wpisz daty, najważniejsze zaległości, rodzaje wierzycieli, przerwane finansowanie, zaległe podatki, składki, wynagrodzenia, leasingi albo inne zobowiązania, które pokazują rzeczywisty obraz.
Załączniki powinny potwierdzać to, co wynika z formularza. Jeżeli potrzebna jest szczegółowa lista dokumentów i kontroli kompletności, osobno warto sprawdzić, jakie załączniki są potrzebne do upadłości firmy. W samym formularzu szczególne znaczenie mają:
- wykaz majątku z szacunkową wyceną,
- bilans sporządzony na dzień przypadający w okresie 30 dni przed złożeniem wniosku,
- spis wierzycieli z adresami, kwotami i terminami zapłaty,
- lista zabezpieczeń na majątku z datami ich ustanowienia,
- informacje o spłatach wierzytelności lub innych długów z ostatnich 6 miesięcy,
- spis podmiotów zobowiązanych wobec firmy,
- wykaz tytułów egzekucyjnych i wykonawczych,
- informacje o postępowaniach dotyczących majątku firmy,
- wymagane oświadczenia, w tym oświadczenie o prawdziwości danych.
Nie chodzi o to, żeby załączyć jak największą liczbę plików. Chodzi o to, żeby sąd mógł powiązać każdą istotną kwotę z wierzycielem, terminem wymagalności, dokumentem albo opisem braku dokumentu. Jeżeli w bilansie są należności, powinien istnieć spis podmiotów zobowiązanych wobec firmy. Jeżeli w wykazie majątku jest maszyna obciążona zastawem, zabezpieczenie powinno być widoczne także w odpowiedniej części dokumentów.
Praktyczny wniosek: formularz, bilans, wykaz majątku, spis wierzycieli i uzasadnienie nie mogą opowiadać pięciu różnych historii. Jeżeli kwoty są różne, trzeba umieć wyjaśnić dlaczego.
Opłata, zaliczka, podpis i wysyłka
Przy firmowym wniosku trzeba odróżnić opłatę sądową od zaliczki na wydatki postępowania. Zgodnie z danymi przyjętymi dla tego materiału opłata sądowa od wniosku wynosi 1000 zł. Zaliczka na wydatki postępowania w 2026 r. wynosi 8851,42 zł, co wynika z przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za III kwartał 2025 r. Przed faktycznym złożeniem wniosku trzeba jeszcze sprawdzić aktualną kwotę, właściwy rachunek i sposób opisania przelewu.
Dowody płatności powinny być dołączone jako czytelne załączniki. Jeżeli przelew nie pozwala ustalić, kto płaci, czego dotyczy i w jakiej sprawie ma być wykorzystany, może powstać dodatkowy problem formalny. Nie należy też mylić opłaty i zaliczki z kosztami całego postępowania albo ewentualnym kosztem pomocy pełnomocnika.
Na końcu trzeba podpisać pismo elektronicznie i je wysłać. Samo wypełnienie formularza, zapisanie projektu albo dołączenie plików nie oznacza jeszcze skutecznego złożenia wniosku. Po podpisaniu sprawdź status w systemie: czy pismo rzeczywiście zostało wysłane, czy nadal czeka na podpis, czy wymaga podpisu drugiej osoby, czy zostało tylko zapisane jako projekt.
| Element | Co sprawdzić | Typowy błąd |
|---|---|---|
| Opłata | Czy dołączono dowód opłaty 1000 zł. | Przelew wykonany, ale plik nie został dodany do wniosku. |
| Zaliczka | Czy dołączono dowód zaliczki 8851,42 zł dla 2026 r. | Użycie nieaktualnej kwoty albo brak sprawdzenia rachunku. |
| Podpis | Czy podpisała właściwa osoba lub właściwe osoby. | Podpis pełnomocnika bez załączonego umocowania albo brak drugiego podpisu przy reprezentacji łącznej. |
| Wysyłka | Czy system pokazuje wysłanie pisma. | Użytkownik kończy na projekcie i zakłada, że wniosek jest już złożony w sądzie. |
Czerwona flaga: w KRZ widnieje projekt pisma, a osoby decyzyjne mówią, że "wniosek już został złożony". W sprawie terminowej taka pomyłka może mieć znaczenie praktyczne, zwłaszcza gdy liczy się data reakcji po wystąpieniu podstawy do upadłości.
Co dzieje się po wysłaniu wniosku
Po wysłaniu wniosku przez KRZ nie zaczyna się automatycznie etap syndyka. Najpierw sprawa trafia do sądu upadłościowego, który bada, czy wniosek może być rozpoznany i czy istnieją podstawy do ogłoszenia upadłości. To jest etap sądowy, a nie jeszcze właściwe postępowanie upadłościowe po ogłoszeniu upadłości.
Sąd może sprawdzić między innymi:
- czy wniosek złożono do właściwego sądu,
- czy pismo podpisała osoba uprawniona,
- czy dołączono wymagane załączniki,
- czy opłata i zaliczka zostały wykazane,
- czy złożono wymagane oświadczenia,
- czy opis niewypłacalności jest spójny z dokumentami,
- czy zachodzą przesłanki ogłoszenia upadłości,
- czy nie ma podstaw do oddalenia wniosku.
Jeżeli są braki formalne, sąd może wezwać do ich uzupełnienia. Wtedy trzeba odpowiedzieć dokładnie na to, czego żąda sąd, a nie poprawiać wniosek chaotycznie. Jeżeli brakuje podpisu, dosłanie kolejnego skanu bilansu nie rozwiązuje problemu. Jeżeli brakuje dowodu zaliczki, dodatkowy opis sytuacji firmy nie zastępuje płatności.
W określonych sytuacjach sąd może też zabezpieczyć majątek albo ustanowić tymczasowego nadzorcę sądowego. To nadal nie jest to samo co ogłoszenie upadłości. Dopiero postanowienie o ogłoszeniu upadłości otwiera etap, w którym pojawia się syndyk, masa upadłości i dalsze skutki właściwego postępowania.
Możliwe rozstrzygnięcia po wysłaniu wniosku są różne:
| Sytuacja | Co oznacza praktycznie |
|---|---|
| Wezwanie do braków | Trzeba uzupełnić konkretny brak w terminie i przez właściwe pismo w KRZ. |
| Zwrot wniosku | Sprawa może nie zostać merytorycznie rozpoznana z powodu braków formalnych. |
| Oddalenie wniosku | Sąd uznaje, że nie ma podstaw do ogłoszenia upadłości albo zachodzi przeszkoda prawna. |
| Zabezpieczenie majątku | Sąd może ograniczyć swobodę działań dotyczących majątku przed rozstrzygnięciem. |
| Tymczasowy nadzorca sądowy | Pojawia się kontrola przed ogłoszeniem upadłości, ale nie jest to jeszcze syndyk po ogłoszeniu upadłości. |
| Ogłoszenie upadłości | Dopiero wtedy zaczyna się właściwy etap postępowania upadłościowego. |
Praktyczny wniosek: po wysłaniu wniosku trzeba monitorować KRZ tak samo uważnie, jak wcześniej przygotowywało się dokumenty. Brak reakcji na wezwanie może zniweczyć dobrze przygotowany materiał.
Najczęstsze błędy i checklista przed wysłaniem
Najczęstsze błędy przy firmowym wniosku przez KRZ nie wynikają z samego systemu, tylko z pośpiechu i niespójnych danych. Elektroniczny formularz porządkuje ścieżkę złożenia pisma, ale nie naprawia błędnej reprezentacji, nieaktualnego bilansu ani niepełnej listy wierzycieli.
Szczególną ostrożność powinny wywołać następujące sytuacje:
- wybrano formularz konsumencki zamiast firmowego,
- nie wiadomo, kto podpisuje wniosek za spółkę,
- reprezentacja łączna nie została uwzględniona przy podpisie,
- pełnomocnik działa bez czytelnego umocowania,
- lista wierzycieli nie zawiera adresów, kwot albo terminów zapłaty,
- bilans jest starszy niż 30 dni względem daty złożenia,
- nie opisano zabezpieczeń na majątku,
- w załącznikach widać egzekucje, których nie ma w formularzu,
- pominięto należności firmy od kontrahentów,
- nie dołączono dowodu opłaty lub zaliczki,
- pismo podpisano, ale nie wysłano,
- po wysłaniu nikt nie monitoruje korespondencji w KRZ.
Przed kliknięciem wysyłki przejdź przez krótką kontrolę:
- Czy wiadomo, dlaczego firma składa wniosek właśnie teraz?
- Czy ustalono osobę zobowiązaną lub uprawnioną do działania?
- Czy wybrano formularz dla dłużnika-przedsiębiorcy?
- Czy dane firmy, reprezentacji i sądu są zgodne z dokumentami?
- Czy bilans, wykaz majątku i spis wierzycieli są aktualne i spójne?
- Czy wpisano wierzycieli spornych, zabezpieczonych, publicznoprawnych i egzekwujących?
- Czy dołączono dowód opłaty 1000 zł i zaliczki 8851,42 zł dla 2026 r., po sprawdzeniu aktualnych danych płatności?
- Czy pismo podpisały wszystkie wymagane osoby?
- Czy system pokazuje wysłanie pisma, a nie tylko projekt?
- Czy ktoś będzie regularnie sprawdzał KRZ po wysłaniu?
Jeżeli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi "nie wiem", najbezpieczniej zatrzymać wysyłkę i uporządkować ten punkt. Wniosek o upadłość firmy jest pismem procesowym, a KRZ jest narzędziem do jego złożenia. Nie powinien być sposobem na improwizowanie decyzji, która wymaga danych, dokumentów i jasnej odpowiedzialności.
Końcowy praktyczny wniosek jest prosty: zacznij od niewypłacalności, osoby zobowiązanej i dokumentów, a dopiero potem przejdź do KRZ. Po wysłaniu nie zakładaj, że upadłość została już ogłoszona. Do tego potrzebne jest postanowienie sądu.