Jakie załączniki są potrzebne do upadłości firmy?

Do upadłości firmy trzeba przygotować nie tylko sam formularz, ale cały pakiet załączników: aktualny wykaz majątku, bilans, spis wierzycieli, listę zabezpieczeń, informacje o spłatach z ostatnich 6 miesięcy, należnościach firmy, egzekucjach, postępowaniach i osobach reprezentujących dłużnika. W praktyce bankructwo firmy zaczyna wymagać formalnego porządku wtedy, gdy liczby, terminy zapłaty i dokumenty źródłowe da się połączyć w jedną spójną historię.

Najważniejsze jest to, żeby nie zaczynać od chaotycznego skanowania teczek. Najpierw trzeba zrobić spis danych: co firma posiada, komu jest winna pieniądze, kto jest winien pieniądze firmie, jakie zabezpieczenia obciążają majątek i jakie postępowania już się toczą. Dopiero potem warto układać pliki do Krajowego Rejestru Zadłużonych.

Ten tekst dotyczy firmowego wniosku dłużnika. Nie zastępuje analizy, kto miał obowiązek działania i od kiedy. Jeżeli problemem jest sam wniosek o upadłość firmy, trzeba najpierw ustalić osobę zobowiązaną, formę działalności i termin. Jeżeli nie jest jasne, czy firma przekroczyła próg ustawowy, osobno trzeba sprawdzić niewypłacalność firmy, bo załączniki mają później potwierdzać daty, kwoty i zdolność płacenia wymagalnych zobowiązań.

Najkrócej: pakiet załączników do wniosku firmowego

Przy wniosku składanym przez dłużnika podstawą jest art. 23 Prawa upadłościowego. Z perspektywy osoby porządkującej dokumenty najwygodniej podzielić załączniki na trzy grupy: ustawowe zestawienia, dokumenty źródłowe oraz techniczne dowody do KRZ.

Nie każdy plik ma taką samą funkcję. Wykaz majątku, bilans i spis wierzycieli są zestawieniami, które trzeba przygotować jako uporządkowane dane. Umowy, faktury, wezwania, salda, wyciągi i pisma komornicze są dokumentami źródłowymi, które tłumaczą, skąd wzięły się wpisane kwoty. Dowód opłaty, dowód zaliczki i czytelne pliki to warstwa techniczna potrzebna przy wysyłce.

Praktyczny wniosek: najpierw zbuduj trzy tabele robocze: majątek, wierzyciele i należności firmy. Jeżeli te tabele są niespójne, samo dołączenie wielu skanów nie naprawi wniosku. Jeżeli firma jest jeszcze na etapie porządkowania decyzji, osobno warto przejść przez kolejność działań, które trzeba wykonać zanim firma ogłosi bankructwo.

Wykaz majątku i bilans

Wykaz majątku powinien być aktualny i konkretny. Nie wystarczy ogólne zdanie, że firma posiada wyposażenie, samochód albo zapasy. Przy każdym składniku trzeba wpisać, co to jest, gdzie się znajduje, jaka jest szacunkowa wartość i czy składnik jest obciążony zabezpieczeniem.

W praktyce sprawdzenia wymagają co najmniej:

• środki na rachunkach bankowych i gotówka,
• nieruchomości i prawa do nieruchomości,
• pojazdy, maszyny, urządzenia, narzędzia i wyposażenie,
• zapasy, towary i materiały,
• udziały, akcje, prawa majątkowe i wierzytelności,
• rzeczy oddane w leasing, przewłaszczone albo obciążone zastawem,
• należności od kontrahentów, jeżeli mają realną wartość dla masy majątkowej.

Bilans jest osobnym elementem. Prawo wymaga bilansu sporządzonego dla celów postępowania na dzień przypadający w okresie 30 dni przed złożeniem wniosku. To oznacza, że stary bilans roczny może być za mało aktualny, nawet jeżeli firma ma dobrze prowadzone księgi. Wniosek ma pokazywać sytuację bliską dacie złożenia, bo to ona decyduje o obrazie majątku i zobowiązań.

Najczęstszy problem nie polega na braku pojedynczego środka trwałego, lecz na niespójności. Jeżeli wykaz majątku pokazuje wysoką wartość zapasów, a bilans i dokumenty magazynowe nie potwierdzają tej wartości, trzeba wyjaśnić różnicę. Jeżeli w bilansie są należności, ale spis podmiotów zobowiązanych wobec firmy ich nie pokazuje, powstaje luka. Jeżeli samochód jest w majątku, ale jest przewłaszczony albo obciążony, trzeba to zaznaczyć.

Czerwona flaga: aktywa wpisane bez wartości, bez miejsca położenia albo bez informacji o obciążeniach. Druga czerwona flaga to bilans starszy niż 30 dni, który nie pokazuje sytuacji bezpośrednio przed wnioskiem.

Praktyczny wniosek: wykaz majątku i bilans powinny dać się porównać pozycja po pozycji. Jeżeli nie da się wyjaśnić, dlaczego dana rzecz albo należność pojawia się tylko w jednym miejscu, wniosek wymaga porządkowania przed wysłaniem.

Wierzyciele, kwoty, terminy i zabezpieczenia

Spis wierzycieli jest jednym z najważniejszych załączników. Powinien zawierać adresy wierzycieli, wysokość wierzytelności każdego z nich oraz terminy zapłaty. Bez tych danych nie da się rzetelnie ocenić, które zobowiązania są wymagalne, jak długo trwają opóźnienia i czy lista obejmuje pełny obraz zadłużenia.

Przy każdym wierzycielu warto roboczo wpisać:

1. pełną nazwę albo imię i nazwisko,
2. aktualny adres,
3. kwotę główną, odsetki i koszty, jeżeli da się je rozdzielić,
4. termin zapłaty albo datę wymagalności,
5. podstawę długu: fakturę, umowę, decyzję, harmonogram, nakaz zapłaty, wyrok, ugodę albo wezwanie,
6. informację, czy wierzytelność jest sporna,
7. informację o zabezpieczeniu, poręczycielu, współdłużniku albo egzekucji.

Nie należy wpisywać tylko tych wierzycieli, którzy ostatnio wysyłali pisma. Lista powinna objąć także ZUS, urząd skarbowy, pracowników, banki, leasingodawców, dostawców, wynajmującego, kontrahentów ze spornymi fakturami i wierzycieli, wobec których sprawa jest już u komornika. Sporny dług nie znika z wniosku tylko dlatego, że firma kwestionuje kwotę. Trzeba oznaczyć spór i wskazać dokumenty, które go wyjaśniają.

Osobno przygotuj listę zabezpieczeń dokonanych przez wierzycieli na majątku firmy wraz z datami ich ustanowienia. Chodzi między innymi o hipoteki, zastawy, zastawy rejestrowe, zastawy skarbowe, przewłaszczenia, cesje zabezpieczające i inne obciążenia, które wpływają na realną wartość majątku dostępnego dla wierzycieli.

Praktyczny wniosek: spis wierzycieli nie jest listą kontaktów. To mapa wymagalnych zobowiązań. Każda większa kwota powinna mieć źródło, termin zapłaty i informację, czy jest zabezpieczona albo sporna.

Spłaty z 6 miesięcy i należności firmy

Wniosek dłużnika ma pokazać nie tylko to, komu firma jest winna pieniądze. Trzeba też ujawnić, jakie spłaty wierzytelności lub innych długów nastąpiły w terminie 6 miesięcy przed złożeniem wniosku. To ważne, bo przed upadłością często pojawia się pokusa spłacenia tylko najgłośniejszego wierzyciela, podmiotu powiązanego albo dostawcy, bez którego firma nie może działać.

Takie płatności nie zawsze oznaczają błąd. Problem powstaje wtedy, gdy nie da się ich wyjaśnić dokumentami, kwotami i uzasadnieniem gospodarczym. Dlatego w roboczym zestawieniu warto wpisać:

• komu zapłacono,
• kiedy zapłacono,
• jaką kwotę zapłacono,
• z jakiego tytułu,
• czy płatność dotyczyła długu wymagalnego,
• czy wierzyciel był powiązany z firmą albo osobami zarządzającymi,
• z jakiego rachunku wyszedł przelew.

Drugim obowiązkowym obszarem jest spis podmiotów zobowiązanych majątkowo wobec firmy. Chodzi o dłużników firmy: kontrahentów, najemców, pożyczkobiorców, podmioty zobowiązane z tytułu kar umownych, odszkodowań albo innych należności. Przy każdym z nich trzeba wskazać adres, określenie wierzytelności, datę jej powstania i termin zapłaty.

Nie należy automatycznie usuwać należności tylko dlatego, że jest trudna do ściągnięcia. Jeżeli kontrahent nie płaci od kilku miesięcy, należność nadal wymaga opisania, choć można zaznaczyć ryzyko jej nieściągalności. Jeżeli należność jest sporna, trzeba wskazać, czego dotyczy spór i gdzie znajdują się dokumenty.

Czerwona flaga: firma pokazuje duże należności w bilansie, ale nie ma listy dłużników, terminów zapłaty ani oceny, które kwoty są realnie do odzyskania. Druga czerwona flaga to pominięte spłaty wybranych wierzycieli z ostatnich 6 miesięcy.

Praktyczny wniosek: wniosek upadłościowy powinien pokazać przepływy w obie strony. Same długi nie wystarczą, jeżeli firma ma też należności, sporne roszczenia albo istotne płatności wykonane tuż przed wnioskiem.

Egzekucje, postępowania i obciążenia majątku

Kolejna grupa załączników dotyczy tego, co już dzieje się wokół majątku firmy. Trzeba przygotować wykaz tytułów egzekucyjnych i tytułów wykonawczych przeciwko dłużnikowi. W praktyce będą to między innymi wyroki, nakazy zapłaty, ugody, decyzje administracyjne, tytuły wykonawcze i pisma komornicze.

Przy każdej sprawie warto ustalić:

• sygnaturę albo numer sprawy,
• wierzyciela,
• organ albo sąd,
• kwotę,
• etap sprawy,
• czy sprawa jest prawomocna,
• czy egzekucja obejmuje rachunki, ruchomości, nieruchomości albo wierzytelności firmy.

Osobno trzeba zebrać informacje o postępowaniach dotyczących ustanowienia na majątku firmy hipotek, zastawów, zastawów rejestrowych, zastawów skarbowych i innych obciążeń. Jeżeli toczy się sprawa o wpis hipoteki, ustanowienie zabezpieczenia albo zmianę wpisu w rejestrze, nie powinna zniknąć tylko dlatego, że nie zakończyła się przed złożeniem wniosku.

Do tego dochodzą inne postępowania sądowe, administracyjne, sądowoadministracyjne oraz przed sądami polubownymi dotyczące majątku firmy. Nie chodzi o każdy drobny spór organizacyjny. Chodzi o sprawy, które mogą wpływać na wartość majątku, zobowiązania, należności albo możliwość zaspokojenia wierzycieli.

Przykład praktyczny: jeżeli firma ma spór o dużą fakturę, a jednocześnie wykazuje tę kwotę jako należność od kontrahenta, trzeba pokazać spór w dokumentach. Jeżeli komornik zajął rachunek bankowy, a firma wpisuje środki pieniężne w majątku, trzeba wyjaśnić stan zajęcia. Jeżeli wierzyciel ma zabezpieczenie na maszynie, a maszyna jest wpisana w wykazie majątku, zabezpieczenie powinno być widoczne.

Praktyczny wniosek: postępowania i egzekucje łączą się z majątkiem, wierzycielami i bilansem. Jeżeli są opisane osobno i niespójnie, wniosek może wyglądać tak, jakby pomijał część ryzyk.

Dane reprezentantów, progi i oświadczenia

Przy firmowym wniosku nie wystarczy lista majątku i długów. Trzeba też zadbać o dane formalne. Jeżeli dłużnikiem jest spółka albo inna jednostka organizacyjna, znaczenie ma miejsce zamieszkania reprezentantów, a gdy ustanowiono likwidatorów, także ich dane. To są informacje, które łatwo pominąć, bo nie wyglądają jak typowe "załączniki finansowe".

W dokumentach trzeba również uwzględnić informację o skali działalności w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych. Chodzi o ustawowe progi: 250 pracowników, 50 mln euro rocznego obrotu netto oraz 43 mln euro sumy aktywów bilansu. Nie należy zgadywać tych danych z pamięci. Punktem wyjścia powinny być księgi, sprawozdania finansowe i dane kadrowe.

Osobnym elementem jest oświadczenie o prawdziwości danych zawartych we wniosku. Art. 25 Prawa upadłościowego traktuje je poważnie. Brak takiego oświadczenia może prowadzić do zwrotu wniosku bez wzywania do uzupełnienia braku, a nieprawdziwe dane mogą tworzyć dalsze ryzyka odpowiedzialności.

To oświadczenie nie jest formalnością do podpisania na końcu bez czytania. Przed jego złożeniem trzeba wrócić do podstawowych pytań:

1. Czy spis wierzycieli obejmuje także długi sporne, publicznoprawne i egzekwowane?
2. Czy wykaz majątku pokazuje składniki obciążone zabezpieczeniami?
3. Czy bilans jest aktualny względem 30-dniowego wymogu?
4. Czy wskazano należności przysługujące firmie?
5. Czy opisano egzekucje, tytuły wykonawcze i istotne postępowania?
6. Czy wyjaśniono braki w dokumentach, których nie dało się dołączyć?

Czerwona flaga: podpisywanie oświadczenia o prawdziwości danych, gdy tabela wierzycieli nie ma adresów, kwot i terminów zapłaty albo gdy bilans i wykaz majątku pokazują inne wartości bez wyjaśnienia.

Praktyczny wniosek: dane formalne są częścią kompletności wniosku. Jeżeli zostaną potraktowane jako dodatek, mogą zatrzymać sprawę równie skutecznie jak brak bilansu.

KRZ: pliki, opłata i spójność

Krajowy Rejestr Zadłużonych wymusza elektroniczny porządek. To nie oznacza, że trzeba wrzucić do systemu maksymalną liczbę plików. Trzeba załączyć dokumenty tak, aby osoba czytająca wniosek mogła szybko powiązać formularz, bilans, wykaz majątku, spis wierzycieli i dokumenty źródłowe.

Dobre nazwy plików nie zastąpią treści, ale bardzo pomagają. Praktyczny schemat to: obszar, kontrahent albo wierzyciel, rodzaj dokumentu i data. Przykładowo można układać pliki według grup:

• wierzyciele - bank - umowa kredytu - data,
• wierzyciele - leasing - wypowiedzenie - data,
• majątek - pojazd - dokument własności - data,
• egzekucje - komornik - zawiadomienie - sygnatura,
• należności - kontrahent - faktura - termin zapłaty,
• bilans - data sporządzenia.

Przed wysyłką sprawdź także techniczne elementy: czy pliki są czytelne, kompletne, we właściwej orientacji i czy nie zawierają uciętych stron. Jeżeli jeden plik zawiera kilka dokumentów, spis załączników powinien jasno mówić, co się w nim znajduje. Warto też przygotować dowód opłaty od wniosku oraz dowód uiszczenia zaliczki, przy czym wysokość opłat i zaliczek trzeba sprawdzić aktualnie przed wysłaniem, zamiast przepisywać kwoty z niepewnego źródła.

Największym błędem w KRZ jest niespójność danych. Formularz mówi jedno, bilans drugie, spis wierzycieli trzecie, a uzasadnienie dodaje czwartą wersję historii. Jeżeli firma wpisuje, że nie ma istotnego majątku, ale bilans pokazuje wysokie aktywa, trzeba to wyjaśnić. Jeżeli uzasadnienie mówi o utracie płynności od wielu miesięcy, a spis wierzycieli nie zawiera starych wymagalnych zobowiązań, trzeba wrócić do dat.

Praktyczny wniosek: w KRZ liczy się nie tylko to, czy plik został załączony. Liczy się to, czy załącznik odpowiada na konkretne pytanie z wniosku i czy jego treść zgadza się z pozostałymi danymi.

Gdy brakuje dokumentu

Brak dokumentu nie zawsze blokuje przygotowanie wniosku, ale nie wolno używać go jako powodu do pominięcia długu, majątku albo postępowania. Art. 23 ust. 3 Prawa upadłościowego przewiduje rozwiązanie: jeżeli dłużnik nie może dołączyć wymaganych dokumentów, powinien podać przyczyny ich niedołączenia i je uprawdopodobnić.

To oznacza, że trzeba oddzielić dwie sytuacje. Pierwsza: dokumentu brakuje, ale dane da się odtworzyć z innych źródeł. Druga: dokumentu nie ma i nie da się wiarygodnie ustalić pełnej kwoty albo daty. W obu przypadkach lepszy jest uczciwy opis luki niż przemilczenie całej pozycji.

Przy odtwarzaniu danych sprawdź:

• wyciągi bankowe i historię przelewów,
• korespondencję mailową i pisma kontrahentów,
• faktury, noty odsetkowe i wezwania do zapłaty,
• wypowiedzenia umów,
• salda od banków, leasingodawców, ZUS i urzędu skarbowego,
• pisma komornicze i sądowe,
• KRS, CEIDG, księgi wieczyste oraz rejestry zabezpieczeń,
• dokumenty księgowe i magazynowe.

Jeżeli nie znasz aktualnego salda, wpisz ostatnią znaną kwotę, źródło tej informacji i oznacz, że saldo wymaga potwierdzenia. Jeżeli nie masz umowy, ale są przelewy, faktury albo wypowiedzenie, wskaż je jako podstawę odtworzenia danych. Jeżeli wierzyciel zmienił się po cesji, trzeba pokazać pierwotną podstawę długu i aktualnego wierzyciela, jeżeli da się go ustalić.

Czerwona flaga: usunięcie wierzyciela z listy, bo brakuje umowy. Jeszcze większe ryzyko to pominięcie składnika majątku, bo firma nie ma aktualnej wyceny. Brak dokumentu trzeba opisać, a nie wykorzystywać jako pretekst do zawężenia obrazu sprawy.

Praktyczny wniosek: dokument może być niekompletny, ale wniosek nie powinien być nieuczciwie wybiórczy. Jeżeli czegoś brakuje, opisz brak, wskaż przyczynę i pokaż, z czego odtworzono dane.

Kontrola przed wysłaniem

Przed wysłaniem wniosku warto przejść przez krótką kontrolę, która nie polega na liczeniu liczby załączników. Chodzi o sprawdzenie, czy paczka dokumentów odpowiada na najważniejsze pytania: co firma ma, komu jest winna pieniądze, kto jest winien pieniądze firmie, które składniki majątku są obciążone i jakie sprawy już się toczą.

Użyj takiej kolejności:

1. Sprawdź bilans. Czy jest sporządzony na dzień przypadający w okresie 30 dni przed złożeniem wniosku?
2. Porównaj bilans z wykazem majątku. Czy da się wyjaśnić najważniejsze różnice?
3. Przejrzyj spis wierzycieli. Czy każdy ma adres, kwotę i termin zapłaty?
4. Oznacz długi sporne, zabezpieczone i egzekwowane. Czy nie zniknęły z listy tylko dlatego, że są trudne?
5. Sprawdź spłaty z ostatnich 6 miesięcy. Czy można pokazać, komu, kiedy i ile zapłacono?
6. Zestaw należności firmy. Czy podano dłużników firmy, adresy, kwoty, daty powstania i terminy zapłaty?
7. Dodaj tytuły egzekucyjne, wykonawcze i informacje o postępowaniach dotyczących majątku.
8. Zweryfikuj dane reprezentantów, likwidatorów, progi skali i oświadczenie o prawdziwości danych.
9. Sprawdź pliki w KRZ: nazwy, czytelność, kompletność stron, zgodność ze spisem załączników.
10. Przy brakach wpisz przyczynę niedołączenia dokumentu i ją uprawdopodobnij.

Wniosku nie warto wysyłać od razu, jeżeli lista wierzycieli jest zbudowana z pamięci, bilans jest nieaktualny, zabezpieczenia nie mają dat, egzekucje nie są opisane, a kwoty w formularzu nie zgadzają się z załącznikami. Krótki etap porządkowania zwykle jest bezpieczniejszy niż wysłanie paczki, której nie da się obronić dokumentami.

Najprostszy test jest praktyczny: każdą większą kwotę z wniosku powinno dać się połączyć z wierzycielem, dokumentem, terminem zapłaty albo opisem braku. Każdy istotny składnik majątku powinien mieć wartość, lokalizację i informację o zabezpieczeniach. Każda ważna należność firmy powinna mieć dłużnika, termin i podstawę.

Praktyczny wniosek końcowy: załączniki do upadłości firmy nie są dodatkiem do formularza. To materiał, który ma pokazać realny stan przedsiębiorstwa w chwili składania wniosku. Jeżeli dokumenty są uporządkowane, spójne i uczciwie opisują braki, wniosek ma znacznie czytelniejszą strukturę niż paczka skanów złożona bez decyzji, co każdy załącznik ma udowodnić.